La herramienta más básica para utilizar GTD es un simple bloc de notas con un bolígrafo. Es un sistema que yo mismo he utilizado y que me ha funcionado muy bien.
Las herramientas físicas de oficina, tales como bandejas, archivadores, carpetas, etc., son de uso estándar y universales.
Las últimas tecnologías ponen a nuestra disposición herramientas que nos facilitan mucho la tarea, además de incrementar las posibilidades: mayor disponibilidad (en cualquier lugar y en cualquier momento), formatos estándar, sincronización entre dispositivos, integración con otras herramientas, etc.
¿Cuál es la mejor la mejor herramienta para trabajar en GTD? Dependerá del criterio y de los gustos de cada uno. Mi recomendación es probar cada herramienta para hacerse una idea hasta encontrar aquella que mejor se adapte a nuestra forma de trabajar y nos ofrezca los mejores resultados.
Desde hace algún tiempo utilizo mi smartphone para casi todo, ya que al estar conectado a Internet, puedo utilizar aplicaciones que utilizan la nube para transmitir y recuperar la información. La nube (cloud), básicamente es un concepto mediante el cual describimos la posibilidad de conectarnos a la información y consumir información de forma natural y sencilla. Por ejemplo, cualquier aparato necesita electricidad para funcionar. Aunque conozcamos los principios de la electricidad, de su generación, distribución y mantenimiento, estos conceptos son abstractos para nosotros a la hora de conectar nuestra tostadora al enchufe de la cocina. De modo similar, la nube nos ofrece conectarnos a servicios y a información de forma similar a un enchufe.
A la hora de buscar una herramienta para trabajar con GTD he filtrado mediante varios requisitos que creo fundamentales:
- Sencillez
- Funcionalidad
- Disponible en varios dispositivos: smartphone, PC, etc.
- Multiplataforma: Windows, iOS, Android...
- Aplicación Web, a fin de estar disponible cualquier plataforma sin necesidad de instalar aplicaciones, solamente a través de un navegador Web
Wunderlist
Fortalezas:
- Muy fácil e intuitiva, idónea para empezar.
- Permite la colaboración de listas y notas entre varias personas.
- Interfaz personalizable (fondos, disposición...)
- Buscador de tareas.
- Programación de tareas mediante un calendario.
- Visualización mediante vistas: todas, importantes, completadas, hoy, mañana, 7 siguientes días, más tarde y sin fecha.
- Aviso de tareas atrasadas.
- Campo comentario para la tarea.
- Varios idiomas, incluído el español.
- Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry.
- Versión Web para navegadores.
Debilidades:
- No dispone de etiquetas
- No dispone de contextos
- Es un gestor genérico de notas y tareas. Hay que adaptar su uso a GTD.
- No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
Enlace | Página oficial de Wunderlist
Evernote
Fortalezas:
- Permite compartir libretas (listas) con ciertas personas o hacerlas públicas.
- Edición de texto enriquecido.
- Permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
- Clasificación por etiquetas.
- Buscador con posibilidad de restringir a una determinada libreta.
- Varias opciones de ordenación de las notas en la libreta.
- Papelera
- Plugins con funcionalidades complementarias y avanzadas para navegador: capturar Webs, fragmentos, dibujos y anotaciones, etc.
- Campo comentario para la tarea.
- Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta
- Varios idiomas, incluído el español.
- Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry.
- Versión Web para navegadores.
Debilidades:
- Es un gestor de notas. Hay que adaptar su uso a GTD.
- No tiene concepto de tareas. No es posible programar un calendario, conocer qué tareas hay hoy o esta semana.
- La interfaz no es personalizable.
Enlace | Página oficial de Evernote
DoIt
Fortalezas:
- Interfaz sencilla e intuitiva.
- Completamente concebido para GTD .
- Clasificación por listas de atención en el tiempo (Hoy, Mañana, Próximo, Agenda, Algún día, A la Espera), Contextos y Proyectos.
- Contextos y Proyectos personalizables.
- Definición de etiquetas por tarea.
- Definición de prioridad por tarea.
- Permite añadir diferentes comentarios a cada tarea.
- Posibilidad de definir Inicio y Fin de la tarea, en términos de fecha y hora.
- Definición de tareas repetitivas.
- Notificación de tareas a través de nuestra propia cuenta de correo.
- Sincronización de tareas agendadas en Google Calendar.
- Visualización de tareas por agrupación: Asignación, Contexto, Proyecto, Fecha de inicio, Fecha Fin, Prioridad.
- Buscador.
- Opciones de configuración y personalización.
- Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta.
- Está disponible para iPhone, iPad y Android.
- Versión Web para navegadores.
Debilidades:
- No está disponible en españo.
- Las listas están limitadas a las estándar de GTD.
- No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
- La interfaz no es personalizable.
Enlace | Página Oficial de DoIt
Ver también
Artículo 1 | Introducción básica a GTD para empezar a mejorar nuestra productividad
Artículo 2 | Primer principio básico de GTD: la recopilación
Artículo 3 | La recopilación en la práctica
Artículo 4 | Herramientas
Artículo 5 | Segundo principio básico de GTD: el procesamiento
Artículo 6 | Tercer principio básico de GTD: la organización
Artículo 7 | GTD: Caso práctico
Artículo 8 | Cuarto principio básico de GTD: la revisión
Artículo 9 | Quinto principio básico de GTD: el hacer
Artículo 10 | Principios básicos de GTD: Conclusiones
Enlaces de interés:
- Getting Things Done | Conceptos de GTD en la Wikipedia
- David Allen Company | Página oficial de David Allen y GTD
- Evernote | Página Oficial de Evernote
- Wunderlist | Página Oficial de Wunderlist
- DoIt.im | Página Oficial de DoIt.im